T01B #2

http://rahmanhidayat3.blogspot.co.id/2013/12/erpenterprise-resources-planning.html

ERP(Enterprise Resources Planning)

Apa itu Enterprise Resources Planning (ERP)?
Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi.Berikut ini
merupakan beberapa  pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :

1. ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan.
2. ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O’Brien, 2006, p30)
3. ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.
4. ERP adalah tulang  punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.

Dengan beberapa pengertian diatas, ERP dapat diartikan sebagai sebuah proses perencanaan serta pengelolaha operrasi yang berpengaruh pada kapasitas sebuah perusahaan. Komponen utama yang ada dalam ERP! ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting
dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut:

• Modul Operasi

Terdiri atas  General Logistic, Sales and Distribution, MaterialsManagement, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning  and Control, Project System, Environment Management

• Modul Finansial dan Akunting

Terdiri atas  General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

• Modul Sumber Daya Manusia

Terdiri atas  Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin
mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer.

 Konsep-konsep dasar ERP, yaitu [OLS–2004]:

1. “ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen” (Davenport, 1998).
2. “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi” (Kumar & Van Hillsgerberg, 2000).
3. “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer, 1998).

Apa hubungan antara ERP dan arsitektur e-Business??

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended. Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat.
E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended. Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat. Daripada berpikir tentang ERP dalam perusahaan, kita dapat melihat sistem ERP di sepanjang value chain pada perusahaan di industri yang sama, atau di lintasan industri. Perusahaan kini mengubah perhatian penglihatan mereka untuk terlibat dalam bisnis dengan para pelanggan, pemasok dan mitra bisnis melalui penggunaan internet dan teknologi berbasis Web. Fungsionalitas ERP harus bergerak ke Web karena di situlah sebagian besar proses bisnis inti yang sedang dilaksanakan. Jika sebuah perusahaan dapat didesentralisasikan unit bisnis otonom, mereka harus dapat mengakses dan berbagi data antar departemen, manajer dan karyawan. Dengan sistem ERP, transaksi hanya perlu dimasukkan sekali. Sistem dapat memproses transaksi di modul perangkat lunak yang berbeda, sehingga sangat komprehensif dan informasi terpadu yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sementara sistem ERP dapat dipandang sebagai repositori untuk data, informasi dan pengetahuan, dan melampaui batas-batas fungsional oleh perusahaan yang mendefinisikan kembali proses yang begitu luas, memungkinkan sistem ERP Web-enabled memaksa perusahaan untuk melihat proses yang menyertakan beberapa perusahaan

Apa manfaat TI dalam ERP??
Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date. Otomatisasi proses pengelolaan teknologi informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.

Berikut ini beberapa manfaat TI dalam ERP

• Meningkatkan efisiensi biaya
• Distribusi informasi yang
• Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
• Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat

Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksanaan
sistem manajemen ERP juga dapat dibuktikan melalui :
1)   Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.
2)   Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.
3)   Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
4)   Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork,
cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.
5)   Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan
dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.
6)  Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan
bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan
segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagaisarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi. Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses. Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

ERP sendiri fokus kepada efisensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses keuangan,semua itu akan sangat terbantu dengan adanya TI di perusahaan tersebut.Sehingga dengan adanya TI di harapkan akan sangat membantu perusahaan dalam hal distribusi barang dan keuangannya.Dengan adanya TI semua kegiatan perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.

Apa penyebab kegagalan implementasi ERP??

• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

• Kurangnya komitmen top management
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi
• Tidak cocoknya software dgn business process
• Kurangnya training dan pembelajaran
• Cacatnya project design & management
• Kurangnya komunikasi
• Saran penghematan yang menyesatkan

Faktor-faktor yang menyebabkan suatu ERP gagal di implementasikan adalah sebagai berikut:
       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.
       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.
       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
Indikator kegagalan dalam pengimplementasi ERP adalah sebagai berikut :
       Kurangnya komitmen top management.
       Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).
       Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).
       Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).
       Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.
       Kesalahan penghitungan waktu implementasi.
       Tidak cocoknya software dengan business process.
       Kurangnya training dan pembelajaran.
       Cacatnya project design & management.
       Kurangnya komunikasi.
       Saran penghematan yang menyesatkan.