TI (Teknologi Informasi) atau IT (Information Technology) adalah bagian dari istilah dalam dunia SI (Sistem Informasi) atau IS (Information System). Istilah TI sendiri lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sistem informasi itu sendiri. TI secara mudah dapat dipahami sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi komputer dan karenanya terkait erat dengan perkembangan teknologi
komputasi. Proses
bisnis dalam perusahaan distribusi harus berjalan dengan efektif, untuk
menunjang kebutuhan distribusi dan proses order kepada principal atau pabrikan, oleh karena persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan distribusi dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan. Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan distribusi adalah ERP. Berikut ini akan dibahas pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP di perusahaan distribusi di Indonesia.
II. LANDASAN TEORI
ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan1. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.
Gambaran ERP adalah sebagai berikut:
- Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
- Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
- Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
- Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).
- Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
- Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
- Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
- Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. tersebut dapat diperoleh dengan cepat.
ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan.
Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut.
Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan dengan baik.
Dengan demikian, ketika implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan untuk
belajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam dengan kemudahan yang ditawarkan ERP
b. Bisnis proses
Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.
c. Vendor
Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan.
Tujuan ERP
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang digunakan untuk9 :
- Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis. Baik proses bisnis perusahaan manufaktur atau jasa.
- Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
- Menghasilkan informasi yang real-time.
- Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
- Sistem ERP9
- Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :
- Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual.
Keuntungan dan Kerugian ERP
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain4:
– Integrasi data keuangan
Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
– Standarisasi Proses Operasi
ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
– Standarisasi Data dan Informasi
Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
– Pengurangan lead-time
– Peningkatan kontrol keuangan
– Penurunan inventori
– Penurunan tenaga kerja secara total
– Peningkatan service level
– Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Kerugian diatas dapat terjadi ketika5:
– Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
– Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
– Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
– Peningkatan sales
-Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
– Peningkatan market share perusahaan
– Pengiriman tepat waktu
– Peningkatan fleksibilitas
– Pengurangan biaya-biaya
– Penggunaan sumber daya yang lebih baik
– Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
– Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
– Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
– Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
– Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
– Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
– Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
– Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
– Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
– Kurangnya komunikasi antar personel.
– Cacatnya project design dan management.
– Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
– Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
–
Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.
III. PENERAPAN ERP DI INDONESIA
Sebagian besar
perusahaan di Indonesia, masih dijalankan dengan cara tradisional, dalam artian pelaksanaan proses bisnisnya berjalan dengan cara konvensional. Popularitas ERP di Indonesia ditandai dengan penggunaan SAP oleh Astra pada tahun 1990an. Trend penggunaan ERP di Indonesia banyak dipengaruhi oleh banyaknya perusahaan asing yang mendirikan pabriknya di Indonesia. Secara otomatis, sistem informasi yang digunakan di perusahaan induk, juga digunakan di anak perusahaannya di Indonesia, dengan pertimbangan kemudahan integrasi dengan pusat
6. Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada
level organisasional maupun departemental
Produk ERP berkembang menjadi banyak model, dan mulai bermunculan variasi modul seperti CRM, QM, SRM dan lain sebagainya, pada tahun 2005an. Pada masa ini pula, perusahaan mulai merasakan dampak IT, apakah IT benar-benar dapat membantu kinerja perusahaan atau tidak.
Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam pemilihan ERP adalah biaya. Harga ERP yang relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan digunakan. Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative sulit untuk diimplementasikan.
Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah Oracle Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. Sebaliknya, SAP R/3 relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan. Dalam kenyataannya, beberapa perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.
Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang tidak benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan perusahaan.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya. Sedangkan perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP antara lain adalah Olympic Group, PP London Sumatra, Tbk, Jakarta International Container Terminal, Petrokimia Gresik, SOHO Group, PT PAL, PT Pupuk Sriwidjaya, Bukit Muria Jaya, Sumi Rubber Indonesia, dan perusahaan lainnya.
Pada akhirnya, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua pihak dalam perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan hardware dan software. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes sehingga menghasilkan pengam- bilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat,
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Pertimbangan utama penerapan ERP di perusahaan-perusahaan Indonesia adalah mengenai dana, sehingga pemilihan untuk penggunaan ini benar-benar harus dipikirkan secara matang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam tulisan ini beberapa hal dapat ditarik kesimpulan bahwa :
- Penggunaan ERP di Indonesia masih belum maksimal dalam mendukung kinerja beberapa persuahaan.
- Pemilihan ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan dalam pengembangan informasi bisnisnya, baik itu secara paket ataupun per modul.
- ERP di Indonesia disediakan oleh beberapa Vendor yang dalam aplikasinya sangat dibutuhkan persiapan yang matang dari perusahaan untuk memutuskan penggunaan ERP.
- Pengembangan system Internal menjadi alternative yang baik, dengan pertimbangan dana dan komplesivitas dari bisnis dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
- Riswanto & Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online]. Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108
- Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at: http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid
- Heryanto, D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available at:http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya/
- IBM (n.d) IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at: http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf
- IFS (n.d) IFS Indonesia [Online]. Available at: http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp#
- Priandoyo, A. (2007) Kompetisi aplikasi ERP di Indonesia [Online]. Available at: http://priandoyo.wordpress.com/2007/03/06/kompetisi-aplikasi-erp-di-indonesia-second-layer/
- Lutchen, Mark D. (2004) Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.
- Zeplin Jiwa Husada Tarigan, Jurnal Teknik Industri, Vol 6, Desember 2004, Universitas Kristen Petra, Surabaya
- Rosada, Amrina, Penerapan ERP dalam perusahaan PT. HM Sampoerna (Tugas UAT SIM no.1), 25 September 2012, IPB.ac.id.
